الگوی اطلاع رسانی انجمن های علمی حوزه

ضرورت

اهمیت امر اطلاع رسانی علمی آن اندازه است که میزان تولید و کیفیت آن و نیز استفاده هر جامعه از آن اطلاعات علمی یکی از شاخص های رشد علمی و فرهنگی آن جامعه محسوب می شود. از این روی مراکز اطلاع رسانی بر اساس نیازهای جامعه استفاده کننده و امکاناتی که در اختیار دارند، باید خط مشی مدونی را برای نیازشناسی، گزینش، تهیه و سازماندهی بهینه بخش های مختلف اعمال نمایند. اطلاع رسانی کامل و درست می تواند علاوه بر ایجاد فرصت های جدید، تهدیدات را از مجموعه ها دور نموده و باعث شود تا پیش داوری های نادرست از مجموعه رخت بربندد.

اطلاع رسانان هر مرکز و یا نهادی خاص با عرضه فعالیت ها و محصولات مرکز خود تابلویی را پیش روی دیگران به نمایش می گذارند که به مخاطبان این دیدگاه را می دهد تا با مرکز مورد نظر هم راه و هم ساز شده و با دیدی که نسبت به آن پیدا می کنند قضاوت نمایند.

اطلاع رسانان ضمن برقراری ارتباط مستمر با مخاطبان خارج از مرکز می توانند زمینه های جلب همکاری،گسترش مشارکت و تفاهم را فراهم نموده و منافعی خاص را برای سازمان هدف جلب نمایند.

 از طرفی لازمه انجام موفق هر نوع فعالیت، اعم از تحقیقاتی، برنامه ریزی، تصمیم گیری و نظایر آن مستلزم دسترسی به اطلاعات دقیق و روزآمد در زمینه های مورد نظر می باشد. لذا امروزه اطلاعات به نوعی سرمایه ملی محسوب شده و فعالیت های مربوط به گردآوری، پردازش، ذخیره، بازیابی و اشاعه آن پشتوانه هرگونه برنامه ریزی و شرط رشد و توسعه همه جانبه گردیده است.

به طورکلی مراحل فعالیت یک سیستم اطلاع رسانی علمی عبارت است از:

·        گردآوری اطلاعات؛

·        دسته بندی؛

·        تجزیه ، تحلیل و تفسیر؛

·        رساندن به مصرف کنندگان؛

·        اعمال اطلاعات در تصمیم گیریها؛

·        فرایند سازی اهم فعالیت های سیستم.

تعاریف

سخت خبر

گزارش مسائل و رخدادهاي گذشته و يا در شرف وقوع است، که بر پايه صحت، عينيت و بي طرفي در صدد ارائه اطلاعات می باشد. سخت خبر، مبتني بر نقل قول و جزئيات منتخب رخدادها است.

نرم خبر

مطلب خبري سبکي است که مي تواند رنگين تر ، بذله گويانه تر و توام با تفسيري نسبي ارائه شود، نرم خبر بر نقل قول جزئيات واقعي مبتني است .

شبه خبر
به اخباري که براي توليد آنها از قبل  برنامه ریزی مي شود ، شبه خبر مي گويند و به اين ترتيب همان قدرتي که قادر به ساختن يک رويداد قابل مخابره است، قادر به تجربه سازي براي مخاطب هم مي شود. شبه خبرها بر خلاف خبرها که خودشان رخ مي دهند سازنده دارند، در اکثر موارد اخبار روابط عمومي ها از اين قبيل به شمار مي آيند. چهره هاي انتقادگر ارتباطات، شبه خبر را زاييده تاريخ مدرن آمريکا مي دانند. افزون بر اين ، شبه خبر پاسخ گوی نيازهاي شهروندان مطلع نيست.

برجسته سازي خبري
هنجاري است که در عرضه اخبار يا رده بندي اهميت رويدادها و با دروازه باني خبري رابطه اي مستقيم دارد .برجسته سازي، گستره انتقال خبرها  و شرايط ارجاع دادن و اشاره کردن به مقولات خبري را تعیين نموده و محدوديت هاي بحث را مشخص مي سازد.

 انگاره سازي خبري

ارائه انگاره اي از شخصيت ها، مکان ها، اشيا و رويدادها به مخاطب انگاره سازي خبري نام دارد. در انگاره سازي، با بازتاب واقعيت سر و کار نداريم بلکه واقعيت ها دست کاري شده و توام با تفسير پنهان ارائه مي شود.انگاره سازي، تکنيک، و کليد کارگشاي معني سازي در خبر جهان است.

سندعلمی

"سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري كه توسط اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد."

بازخورد
بازخورد كه اساسي‌ترين عنصر نظام‌هاي پويا مي‌باشد ريشه در علم سيبرنتيك يا علم كنترل و ارتباط دارد و در توسعة بسياري از مدل هاي سيبرنتيكي و اجتماعي از جايگاه بسيار مهمي برخوردار است (ريچاردسون، 1991). سيبرنتيك يك مفهوم مركزي در نظريه سيستم بوده و داراي مفاهيم استقلال، خود نظم‌دهي و تبادل متقابل ميباشد كه بازخورد، مبناي ساختار آن را تشكيل مي‌دهد. نوربرت وينر مؤسس سيبرنتيك، بازخورد را چنين تعريف مي‌كند: «بازخورد روشي است براي كنترل يك سيستم بوسيلة وارد نمودن مجدد نتايج عمل­كرد گذشتة سيستم به درون آن» (اسپينك، 1997). [1]

اهداف

1. پوشش خبری فعالیت و برنامه دبیرخانه و انجمن ها؛

2 . تولید و انتشار سند علمی از فعالیت دبیرخانه و انجمن ها؛

3 . بازخورد فعالیت دبیرخانه و انجمن ها.

وظایف

 1. جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت دبیرخانه و برنامه انجمن ها؛  

2 . تهیه و تدوین اخبار دبیرخانه و انجمن ها،انتشار و انعکاس آن در رسانه گروهی؛   

3 . رصد مستمر فعالیت و برنامه دبیرخانه و انجمن ها و مخاطبان و برنامه ریزی برای ارتقاء و تقویت آن ها؛

4 . بررسی رسانه های گروهی، مجامع تخصصی و عمومی در رابطه با دبیرخانه و انجمن ها و مسایل مرتبط؛

5 . نظر سنجی از مخاطبان در زمینه وضعیت و عملکرد دبیرخانه و انجمن ها به منظور اتخاذ روش های اجرایی مطلوبتر  و تدوین طرح و برنامه های جدید.

راهکارها

1 . حضور در فعالیت دبیرخانه و انجمن ها؛

2 . ارتباط مستمر و مستقیم با مسئولین دبیرخانه و انجمن ها؛

3 . تهیه گزارش فعالیت ها، طرح  ها و برنامه های دبیرخانه و انجمن ها و جمع آوری اخبار مرتبط؛

4 . ارتباط مستمر با جراید و رسانه های گروهی؛

 5 . تأسیس کتابخانه تخصصی و ایجاد آرشیو سمعی ـ بصری و بانک های اطلاعاتی ؛

6 . برنامه ریزی و برگزاری مصاحبه مسئولان دبیرخانه و انجمن ها با رسانه های گروهی؛ 

7 . فراهم نمودن سامانه انتقادات و پیشنهادات؛

8 . برنامه ریزی و برگزاری نمایشگاه ها و جشنواره ها.

سیاست ها

1 ـ اولویت ارتقای سطح کیفی؛

2 ـ افزایش اعضای کمی و کیفی انجمن ها؛

3 ـ زمینه سازی جذب طلاب جوان.

برنامه­ها و فعالیت­ها

الف) پوشش خبری فعالیت و برنامه دبیرخانه و انجمن‌ها

پوشش کلیه خبرهایی که به نحوی به دبیرخانه و انجمن های علمی  حوزه مربوط می شود.

1 . تولید و انتشار لوح فشرده

این لوح بر آن است تا در حد امکان اطلاعات خبری لازم را به مخاطبان خاص انجمن های علمی حوزه جهت هر چه فعال تر نمودن و ارتقاء اعضاء و کسانی که عضو نیستند ولی از صاحب نظران به شمار می روند ارسال نماید. 

1/1. زمان بندی انتشار

بنابر برآوردی که صورت پذیرفته است پایان هر فصل برای انتشار لوح فشرده در نظر گرفته شده است که البته این امر بنابر چالش هایی که بعضا بوجود می آید دچار تغییر می گردد. 

2/1. محتوای لوح فشرده

1/2/1 . خبرنامه دبیرخانه انجمن های علمی؛

اهمیت خبرنامه و ضرورت آن بر کسی پوشیده نیست .واحد ارتباطات و اطلا ع رسانی در راستای وظایف خود خبرنامه دبیرخانه انجمن های علمی را منتشر می نماید. خبرنامه رسانه ای است که حجم انبوه اطلاعات انجمن ها را می گستراند تا بتواند انجمن ها را به نحوی شایسته معرفی کند، البته خبرنامه بخشی از محتوای لوح فشرده را به خود اختصاص می دهد[2].

2/2/1. نشریات و خبرنامه منتشر شده توسط انجمن های علمی؛

هر یک از انجمن‌ها‌ی علمی جهت اطلاع رسانی از فعالیت‌های علمی خود و هم چنین وارد شدن در عرصه تخصصی رشته خاص خود نیازمند خبرنامه و نشریه علمی می باشند که اکثر انجمن‌های علمی حوزه این رویه را دنبال می نمایند.

یاد آوری : هر چند اصل کار با نگاه حداکثری انجام می شود ولی پذیرش و تشخیص بار گذاری این بخش بر عهده مدیر مسئول است.

3/2/1.  خبرنامه صوتی و تصویری

در این بخش از لوح خبرهای عمده مربوط به دبیرخانه و انجمن ها به صورت فایل های صوتی و تصویری تهیه و تنظیم می گردد. البته در هر شماره قالب های ارائه آن قابل تغییر و به روز رسانی است.   

4/2/1. ویژه دیدار با بزرگان حوزه‌های علمیه

 رشد و بالندگی هر مجموعه علمی نیازمند تعامل بیشتر با بزرگان علمی آن می باشد که در حوزه، مراجع عظام، مجتهدان، سیاست گذاران و مدیران ارشد حوزه از این جایگاه برخوردار بوده و یقیناً تأثیرات به سزایی را خواهد داشت. لذا برای فعال شدن هر چه بیشتر این روند خبرنامه مجازی تحت همین عنوان راه اندازی شده است، که دیدار و تعامل دبیرخانه و انجمن‌ها با این اشخاص در این قسمت منعکس گردد.

5/2/1. در آینه رسانه‌ها

خبرهای مربوط به دبیرخانه و انجمن‌های علمی که در رسانه های گروهی نوشتاری و غیر نوشتاری توسط خبرگزاری‌ها پوشش داده شده است تهیه و تنظیم و در این بخش انعکاس داده می شود.

6/2/1. آفلاین سایت‌های فعال دبیرخانه

جهت آشنایی بیشتر با مخاطبان سایت‌های فعال دبیرخانه و انجمن‌های علمی حوزه تصویری هر سایت در این بخش قرار می گیرد.

7/2/1.  نگارخانه

مجموعه ای از تصاویر نشست ها و برنامه هایی که توسط دبیرخانه و انجمن های علمی حوزه به انجام رسیده است.

2. انتشار اخبار دبیرخانه و انجمن‌های علمی در رسانه‌های گروهی

    واحد اطلاع رسانی دبیرخانه انجمن‌های علمی حوزه سعی دارد رویدادهای دبیرخانه و انجمن را پوشش داده و دست آورد‌های آنها را منتشر نماید. به این منظور این واحد برآن است تا از تمام ظرفیت رسانه ای موجود جهت انعکاس اخبار علمی این مجموعه استفاده نماید. لذا برای پوشش بیشتر فعالیت‌های علمی، با حداکثر توان از رسانه های گروهی کشور استفاده می شود.

1/2. فرایند تدوین و انتشار اخبار

واحد ارتباطات و اطلاع رسانی در اجرای این برنامه به شرح مراحل ذیل اقدام می نماید :     

1/1/2. اعلام برنامه : انجمن‌ها حداقل یک هفته قبل به طور مکتوب زمان، مکان و عنوان برنامه خود را به واحد اعلام نمایند.

2/1/2. جمع آوری اطلاعات : پس از اعلام برنامه توسط انجمن،  واحد اطلاع رسانی از طریق گفتگو با دست اندرکاران انجمن، مراجعه به سایت انجمن و دیگر منابع مرتبط به جمع‌آوری اطلاعات از عناصر مهم برنامه مورد نظر (سخنران،نظریه پرداز،کتاب مورد نقد، سابقه برنامه و دیگر ویژگی‌های خاص برنامه)  می پردازد.

3/1/2. تهیه پیش خبر:    پس از جمع آوری اطلاعات توسط کارشناس و یا خبرنگار واحد ارتباطات و اطلاع رسانی سندی به نام « پیش خبر » تهیه می گردد.در این مرحله کارشناس سند را در دو نسخه تهیه می کند. نسخه اول برای سایت دبیرخانه انجمن و نسخه دوم برای ارسال به خبرگزاری ها.

4/1/2. ارسال پیش خبر به سایت دبیرخانه و خبرگزاری‌ها :  پس از تهیه پیش خبر کارشناس واحد اطلاع رسانی سند را در اختیار اپرا تور سایت دبیرخانه انجمن‌ها قرار می دهد تا بر روی سایت بار گذاری شود. هم‌چنین نسخه ای که برای خبرگزاری‌ها آماده شده است را به خبرگزاری‌ها ارسال کند و آنها را برای شرکت در برنامه مربوط دعوت نماید.

5/1/2. تهیه گزارش خبری:  خبرنگار واحد اطلاع رسانی در زمان برگزاری برنامه مورد نظر در آن حضور می یابد و از برنامه اجرا شده گزارش خبری تهیه می کند.

6/1/2.  باز بینی نهایی و بازنگری در سایت :  گزارش تهیه شده مورد بازبینی نهایی کارشناس یا مسئول واحد اطلاع رسانی قرار می گیرد و برای با گزاری در سایت دبیرخانه و انعکاس به خبرگزاری‌ها تأیید می شود

ب ) تولید و انتشار سند علمی  از فعالیت دبیرخانه و انجمن‌ها 

آنچه در این بخش مورد نظر می باشد ارائه کامل فعالیت های دبیرخانه انجمن ها و نشست های انجمن های علمی حوزه می باشد.    

1. فرآیند تولید و انتشار سند علمی

سند علمی فعالیت دبیرخانه و انجمن ها مطابق فرایند ذیل تولید و انتشار می یابد:

1/1.ضبط : خبرنگار واحد (یا واحد سمعی و بصری) با حضور در برنامه آن را به صورت صوتی و توضیح در مورد نحوه تصویری ضبط می نماید.

2/1. پیاده سازی: بعد از ضبط فایل صوتی و یا صوتی تصویری برنامه در اختیار کار پرداز واحد قرار می گیرد و تمام محتوای برنامه به صورت تایپ شده تحویل واحد اطلاع رسانی می شود.

3/1. تنظیم اولیه: بعد از پیاده سازی متن خام ویرایش و به یک سند علمی تبدیل می شود.

4/1. بازبینی انجمن: پس از تنظیم اولیه، سند به انجمن مربوطه تحویل می شود تا بر اساس قواعد و اصطلاحات علمی مورد اصلاح و بازبینی قرار گیرد.در صورت تأخیر یا عدم همکاری واحد در این زمینه رأساً اقدام می نماید.

5/1. تدوین نهایی و درج در خبرنامه : پس از بازبینی انجمن و ویرایش سند مورد استفاده قرار می گیرد.

ج) بازخورد فعالیت دبیرخانه و انجمن‌ها

 فعالیت دبیرخانه و انجمن ها باید از ساز و کار مشخصی برخوردار باشد به نحوی که شروع، چگونگی اجرا، نتیجه و در نهایت باز خورد فعالیت مشخص گردد.

1. فرآیند بازخورد فعالیت دبیرخانه و انجمن‌ها

بازخورد فعالیت دبیرخانه و انجمن ها مطابق فرایند ذیل انجام می پذیرد:

 1/1. اولویت گذاری برنامه‌ها و فعالیت‌ها

در این مرحله اولویت برنامه‌ها و فعالیت‌های دبیرخانه و انجمن‌ها در چار چوب برنامه‌های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت توسط شورای اداری دبیرخانه با هماهنگی مراجع بالا دستی تدوین می گردد.

2/1. تهیه فرایند برنامه‌ها و فعالیت‌ها

 فرآیند هر یک از برنامه‌ها و فعالیت‌ها دبیرخانه و انجمن‌ها توسط واحد ارتباطات و اطلاع رسانی ( با همکاری واحدها و انجمن‌ها) به تصویب شورای اداری دبیرخانه (با هماهنگی مراجع بالا دستی) تدوین می گردد

تبصره : فرایند برنامه‌ها و فعالیت‌های اولویت دار به صورت دوره ای (هر دو سال یکبار) مورد بازبینی و در صورت لزوم اصلاح قرار می گیرد.

       3/1. ارزیابی

در این مرحله بر اساس فرآیند تدوین شده و با استفاده از مشاوره صاحب نظران و اشخاص ذی ربط نسبت به ارزیابی برنامه و فعالیت دبیرخانه و انجمن‌ها اقدام و بر حسب نتایج نسبت به اصلاح فرآیندها، رویه‌ها و ... اقدام می گردد.

      3 . تدوین انتشار کارنما

فعالیت‌های دبیرخانه و انجمن‌ها هر دو سال یک بار با روی کرد تحلیلی و مستند در یک گزارش جامع تدوین و انتشار می یابد.

پیوست :

ارکان خبرنامه­ی دبیرخانه انجمن های علمی حوزه و وظایف و اختیارات آنها

ارکان خبرنامه عبارتند از :  1 . مدیر مسئول؛  2. سر دبیر؛  3 . هیئت تحریریه؛  4 . مدیر اجرایی.

وظایف و اختیارات مدیر مسئول

1.       مسؤولیت کلیه مطالب و خط مشی خبرنامه؛

2.       نظارت بر حسن اجرای مفاد اساسنامه؛

3.       حفظ جهت گیری کلی خبرنامه در راستای اهداف آن؛

4.       تأیید نهایی موضوع و محورهای اساسی هر خبرنامه قبل از تولید؛

5.       نصب و عزل مسؤلین خبر نامه؛

6.       امضای اسناد و مکاتبات رسمی و تعهد آور؛

7.       تأمین منابع مالی خبرنامه؛

8.       ارائه گزارش فعالیت خبرنامه به مسؤلین ذیربط؛

وظایف و اختیارات سر دبیر

1.       مسؤلیت خبرنامه؛

2.       تأمین محتوای خبرنامه؛

3.       ارائه گزارش دوره ای از فعالیت خبرنامه به مدیر مسؤل؛

4.       پیشنهاد تهیه ویژه نامه ها و شماره های فوق العاده به مدیر مسؤل؛

5.       تأیید محتوای نهایی قبل از تأیید نهایی مدیر مسؤل؛

6.       پیشنهاد بودجه سالانه و ارائه ترازنامه مالی به مدیر مسؤل؛

وظایف و اختیارات مدیر اجرایی

مسؤلیت کلیه امور داخلی و اجرایی خبرنامه بر عهده مدیر داخلی بوده و موظف است که سردبیر خبرنامه را در جریان کارهای انجام شده قرار دهد.